Control de horario laboral en España… muchas dudas por despejar

Desde el 12 de mayo, el control horario de los empleados pasó a ser obligatorio en España para todas las empresas que cuenten con empleados en nómina.

El mercado laboral en España pasó de no tener obligación de registro del horario, a estar sometido ahora a uno de los sistemas más rígidos y exigentes entre los países con economías más avanzadas.

La nueva legislación quiere ofrecer a las organizaciones la posibilidad de llevar un buen control de las jornadas de sus empleados, de modo que no se pierdan horas y se reste productividad al negocio.

Pese a que la normativa llevaba en años en trámite, a muchos les  tomó por sorpresa y desconocen desde cómo llevar a cabo los registros hasta las sanciones que acarrea incumplimiento de la normativa.

Con esta legislación se quiere evitar que las empresas se aprovechen de aquellos empleados que hacen horas extra y no las cobran.

Claves para entender los alcances de la nueva legislación

El 12 de mayo entró en vigor la obligatoriedad para las empresas de instalar sistemas de registro y control horario de los trabajadores. Acá un resumen de los aspectos clave que debe conocer.

1.- Lo que exige. El registro diario del horario se incluye en un paquete de reformas para luchar contra la precariedad en el ámbito laboral. Se modificó el artículo 34 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores y añadió un nuevo apartado 9.

La norma obliga a registrar la hora de inicio y finalización de la jornada de todos los trabajadores; a almacenar los registros cuatro años; y a que éstos sean accesibles a trabajadores, a sus representantes legales y a la Inspección.

Los empleados deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria y los sindicatos deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleados.

2.- Cómo hacerlo. Para asegurar facilidad del registro para todos en su empresa, lo ideal sería trabajar con un software que incluya fichaje de horario. Es la manera más sencilla, rápida y fiable de registrar la jornada laboral.

3.- Las sanciones. El incumplimiento de los establecido en la nueva legislación se considera una infracción grave con multa, en su grado mínimo, de 626 – 1.250 euros; en su grado medio de 1.251 – 3.125 euros; y en su grado máximo de 3.126 – 6.250 euros.

4.-Negociación colectiva. La norma es clara al remitirse a la negociación colectiva respecto a la organización y documentación del registro horario. Si no se alcanza un acuerdo, la empresa podría establecerlo unilateralmente previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa.

5.- Flexibilidad laboral. El legislador no limita los medios para que se registre la jornada, pudiendo hacerse presencialmente, a través del ordenador, o de una aplicación instalada en el móvil, por lo que no existe ninguna limitación de la flexibilidad laboral.

6.- Intimidad y Privacidad. La norma no dice nada sobre el sistema que puede utilizar la empresa para controlar horario, pudiendo hacer uso de sistemas como lectores de huella dactilar, pero que requieren una especial atención respecto a la normativa de protección de datos dado que son catalogados como datos biométricos y, por tanto, enmarcados dentro de las categorías especiales.

La nueva Ley Orgánica de protección de datos establece, en su artículo 87, que los trabajadores y los empleados públicos tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por su empleador.

Además, el empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores solo a los efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos.

7.-Excepciones. La legislación establece excepciones a tres grupos de profesionales. En primer lugar, las relaciones de carácter especial. Algunas de las relaciones de carácter especial más relevantes, recogidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores, incluyen: personal de alta dirección, trabajadoras domésticas, penados en instituciones penitenciarias, deportistas profesionales, artistas en espectáculos públicos, trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo, abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos, cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por una ley.

Para estas relaciones especiales, de manera general no se aplica el mandato del registro de jornada, excepto si tuvieran una normativa específica que así lo indique.

En segundo lugar, los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada como los trabajadores a tiempo parcial, determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y que realizan servicios transfronterizos en el transporte, entre otros.

En tercer y último lugar, se mencionan a los trabajadores autónomos y los asociados a cooperativas, sobre los que no hay obligación de registro horario.

8.- Críticas. A juicio de los expertos las empresas españolas no están preparadas para aplicar la medida.

Consideran además que para las medianas y pequeñas empresas supone un aumento de la carga de trabajo administrativo, y ocasiona un aumento de gasto y molestias.

Las empresas piensan que es complicado controlar a quienes trabajan fuera de la sede de la empresa, desconocen los métodos de control que pueden aplicar y miran con recelo las sanciones que conllevará incumplir la norma.

La norma aclara muy poco sobre cómo aplicarse a teletrabajo o empleos con flexibilidad.

Sobre la cuantía de las sanciones que oscilan entre 626 euros y 6.250 euros por no implantar registro, consideran que el problema no está en la cuantía, sino en trasladar a los empresarios la responsabilidad de una acción de debe ser corresponsabilidad del trabajador.

Consideran que las multas no son desproporcionadas pero no son lo suficientemente coercitiva. Sin embargo, estando ante una obligación permanente, su incumplimiento reiterado generaría nuevas sanciones, pudiendo estas incrementarse por tal circunstancia.