Lo que todo Gerente de Proyecto debe saber (parte III)
La Documentación y las Evidencias
La documentación de un Proyecto representa el capital intelectual que estuvo involucrado en su creación, diseño, planificación, ejecución y cierre del mismo, es decir el saber hacer que se ha adquirido con la experiencia en todo el Ciclo de Vida del Proyecto.
La documentación es una parte esencial de cualquier Proyecto y la magnitud de la misma puede variar en dependencia del tamaño, tipo de actividad, complejidad e interacción de los procesos y la competencia del personal. La elaboración de la documentación no debe ser un fin en sí, sino una actividad que añada valor
El término documento procede del latín y está emparentado con los términos doceo y disco, enseñar y aprender, y mentum, instrumento, testimonio para enseñar, es decir, ejemplo, con carácter didáctico-moralizante, y también testimonio como prueba. En suma, el término documento engloba dos acepciones: el documento es instrumento para la transmisión de conocimientos y es prueba para confirmar hechos [1].
Desde el punto de vista de la evolución semántica, el documento puede ser considerado instrumento de cultura, instrumento de conocimiento y fijación de la realidad, mensaje en el proceso de información documental y fuente de conocimiento científico [2].
Por otro lado, toda ejecución tiene que ir acompañada de una evidencia observable y comprobable, siendo ésta su fuente de legitimación y formará parte de la documentación del proyecto. Toda actividad que no disponga de una evidencia no será tomada en cuenta para los efectos del avance del proyecto.
El tamaño SÍ importa
El tamaño del proyecto, el tamaño del cronograma, el tamaño del equipo, el tamaño de los productos, y el tamaño de las listas de verificación, todo en un proyecto depende de su tamaño.
El tamaño incide directamente en las reglas de juego que se emplearán durante todo el Ciclo de Vida del Proyecto. Aquí es donde toma importancia la experiencia y la madures del Gerente de Proyecto, aquí es donde se pone de manifiesto la necesidad de observar el bosque y la imperiosa destreza de conmutar entre el bosque y el árbol.
En este punto es fundamental la habilidad del gerente en desglosar el proyecto en módulos interrelacionados y manejables, y si es necesario, dividir el proyecto en sub-proyectos, con la salvedad de mantener siempre intacta la visualización total del bosque.
Lo fundamental en este desglose es garantizar la interrelación, el flujo de información, el trabajo en equipo, todos deben estar al tanto del avance general y puntual del proyecto, todos deben manejar los riesgos y todos deben tener acceso a la documentación general y especifica del proyecto.
Cada módulo y/o sub-proyecto recibirá el seguimiento y el control con sus particularidades, la sumatoria holística de ellos, dará el seguimiento y control del proyecto total, cumpliendo así la verdad axiomática: el todo es más que la suma de las partes.
El Gerente de Proyecto, periódicamente se reunirá con cada responsable de los módulos y/o sub-proyectos y realizará, periódicamente, una reunión con todos ellos para que todos conozcan el bosque.
¿Salir de Vacaciones?
Indiscutible y categóricamente SÍ, que no se le ocurra impedir las vacaciones a sus colaboradores e incluso a usted mismo.
Las vacaciones juegan un rol importante y fundamental en el clima psicológico del proyecto y por ende, de la organización.
Pero el SÍ, va acompañado de un pequeño detalle, su planificación. Las vacaciones conforman una variable a ser contemplada a la hora de planificar el proyecto, es decir, usted necesariamente debe tener la planificación de las vacaciones de todo su equipo de colaboradores y con ella planificar las suplencias.
En este punto podemos percibir la importancia de la documentación ya que precisamente ésta es quien ayudará al suplente a ponerse al día. Dos semanas antes de salir de vacaciones, el colaborador junto con su suplente iniciarán un proceso de adaptación permitiéndole al suplente absorber los pormenores asociados a las actividades que se hará cargo durante el periodo vacacional del colaborador.
A su regreso, por un periodo no menor de dos días, el suplente pondrá al día al colaborador quien absorberá la transferencia de conocimiento de lo ocurrido en su ausencia (los pormenores y la experiencia vivida en su ausencia) y continuará con su labor.
[1] Martínez Comeche Juan Antonio (1995). Teoría de la información documental y de las instituciones documentales. Madrid, Síntesis.
[2] López Yepes José (1998). Reflexiones sobre el concepto de documento ante la revolución de la información. ¿Un nuevo profesional del documento? En: Actas de las Jornadas Ibersid 1. Zaragoza, Universidad de Zaragoza.
