7 consejos para realizar reuniones efectivas

Una reunión efectiva debe contribuir al logro de los resultados del negocio, de tal forma que el tiempo invertido en esta le permita a las personas avanzar hacia las metas.

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Sin embargo, muchas veces las reuniones se convierten en una pérdida de tiempo, sin agregar valor a los profesionales y la organización.

Para que esto no suceda, existen algunos consejos que te permiten liderar reuniones efectivas:

Establece qué tipo de reunión es:

Existen diferentes tipos de reuniones: para comunicar planes, procesos o políticas; alentar al equipo; socializar proyectos; tomar decisiones; monitorear el desempeño; llegar a acuerdos y compromisos; encontrar soluciones; definir estrategias, entre otras. Para cada reunión define un objetivo específico, comunícalo y asegúrate de invitar a los directamente involucrados.

2. Estructura la reunión:

Una vez definido el tipo de reunión y su objetivo, debes estructurar la reunión dividiéndola en pasos o momentos, de acuerdo con el objetivo que se desea alcanzar. Construye la agenda de la reunión definiendo tiempos para cada paso y asegúrate que estos te permitan cumplir con el objetivo. Adicionalmente, prepara el material de apoyo que requieras y, si aplica, planea y ensaya tu discurso.

3. Incentiva la participación:

Escucha activamente las opiniones de todos los asistentes. Asume el rol de moderador dando la palabra y realizando preguntas en las que invites a participar a todos los participantes, asegurándote que se respetan las opiniones de todos. Si una persona está intentando monopolizar la conversación, interrúmpela con cortesía y menciona la importancia de escucharlos a todos.

4. Maneja el tiempo:

Empieza y termina a la hora estipulada. Sé concreto en tus intervenciones asegurándote que cada punto de la agenda se abarca en el tiempo establecido. Cuando las personas no estén siendo concretas o estén siendo repetitivas, interrúmpelas de manera respetuosa e invítalas a avanzar, ser concretas y focalizarse en lo importante. Si surgen otros asuntos a tratar, propón que se discutan en otra reunión y agenden cuando se llevará a cabo.

5. Crea un ambiente de confianza:

Inicia y finaliza la reunión de forma positiva, rompiendo el hielo, agradeciendo a las personas por su asistencia y reconociendo los aportes positivos que han realizado los participantes, según sea el caso. Adopta la posición de un líder coach que utiliza los errores como oportunidades de crecimiento y convierte la reunión en un espacio de aprendizaje. Si debes dar retroalimentación correctiva a un integrante, hazlo de manera privada, constructiva y asertiva.

6. Define compromisos y acciones:

Asegúrate que al final de la reunión se establecen compromisos o acciones específicas que todas las personas comprenden y aceptan. Las acciones deben ser comportamientos o actividades observables, que no den paso a ambigüedad o confusión. Ayuda a definir quién es responsable por cada acción; a establecer plazos de cumplimiento, y a determinar de qué manera se hará seguimiento.

7. Usa metodologías:

Existen diversos tipos de metodologías que puedes utilizar de acuerdo con el objetivo que quieres alcanzar en la reunión. Por ejemplo, si el propósito de la reunión es solucionar un conflicto, negociar o tomar una decisión, propón el uso de una metodología que facilite este proceso. Este tipo de metodologías contienen pasos que hacen más fácil cumplir con el objetivo y evitan que se pierda tiempo.