El tiempo, ese implacable que nos corrompe

Hace poco tiempo tuve la oportunidad de intercambiar mediante un conjunto de conferencias, con un grupo de muchachos jóvenes, aguerridos y bien conscientes del papel que les toca jugar dentro de la organización que representan. Hablando en el argot del campo de la dirección empresarial, pudiéramos decir que son muchachos que tienen la camiseta puesta respecto a la organización para la cual trabajan. Se sienten orgullosos de pertenecer a ella, están comprometidos con ella y realizan las más diversas tareas que sean necesarias para cumplir con la misión que tienen asignada.

Sin embargo, un aspecto caracterizó en este ciclo de conferencias: ninguna las pude empezar en tiempo. Por eso y conociendo la cultura prevaleciente fue que una parte del ciclo estuvo dedicada a analizar una variable fundamental en el ámbito organizacional: el tiempo.

Las conferencias sobre el tiempo tratamos de desarrollarlas a forma de debate, es decir yo introducía determinados conceptos y después establecíamos un debate para analizar de manera conjunta la importancia vital de esta variable, más aún en los tiempos postmodernos en que vivimos.

Coincide que el día de desarrollar esta conferencia fue el que más se tardó el inicio, un poco porque esos aguerridos muchachos llegaron tarde, un poco porque esperé para iniciar hasta que no llegara el último, cosa que no hacía siempre pero que, en este caso, me interesaba para utilizar aquella tardanza como base material de estudio.

Así las cosas iniciamos nuestra conferencia sobre “Administración del Tiempo” viendo qué era la variable tiempo y en una primera aproximación analizamos que era “la duración limitada en que realizamos determinados fenómenos”. Es decir, el tiempo enmarca un espacio, una época o la ocasión en que hicimos algo y por tanto “nos indica la duración en que realizamos ciertos actos de la vida”.

Más adelante en el debate los muchachos se dieron cuenta que no podemos hablar de tiempo sólo para acontecimientos o actos que ya ocurrieron, sino que el tiempo, además de expresar la duración limitada en que realizamos determinados fenómenos en el pasado, está asociado a la duración de los fenómenos que realizamos en el presente y que podemos realizar en el futuro. Es decir, el tiempo expresa un espacio en diferentes momentos y nos puede servir para medir lo que hicimos, lo que hacemos o lo que tenemos que hacer.

Aprovechamos esta ocasión para asociar entonces el tiempo a otros atributos o particularidades del tiempo. Primero, que el tiempo no se puede acumular o lo que es lo mismo, es imposible hacer una reserva de tiempo y reflejarla en una cuenta contable, tampoco podemos depositar en un banco o en un almacén una cantidad de tiempo. Prácticamente estamos obligados a consumirlo.

Es decir que el tiempo es una variable continua que segundo a segundo, minuto a minuto, hora a hora, día a día, semana tras semana, año tras año, estamos obligados a consumirlo. No contamos ni siquiera con la posibilidad de tener un interruptor para detener el tiempo en un momento dado, ni siquiera de regresar un minuto atrás. El tiempo es continuo y como dice la canción “el tiempo pasa y nos vamos poniendo viejos” pero, además, no contamos aún en la tercera dimensión en que vivimos con una máquina que nos permita ir hacia atrás o hacia adelante en el tiempo.

Tampoco nos está permitido el reemplazar un espacio de tiempo por otro, como a veces lo hacemos con las personas, que cambiamos una por otra. El tiempo no es reemplazable y es irrecuperable, tiempo consumido puede ser un gasto o una inversión según el destino que le demos.

Si una cantidad de tiempo la empleamos en no hacer nada que tenga sentido es obvio que es un gasto, si empleamos esa misma cantidad de tiempo en no hacer nada pero por un problema de reposo para recuperar salud o gasto energético, ese tiempo es una inversión. Luego el sentido del uso del tiempo lo hace que este sea un gasto o una inversión y que por tanto, sea elástico e inelástico a la vez. Podemos hacer en un espacio de tiempo algo que no tiene mucha utilidad o algo muy útil y que reporta grandes beneficios.

De esta forma nos fuimos acercando a ver el atributo de valor del tiempo para llegar a la conclusión de que es válida esa vieja expresión de que “tiempo es dinero” (Time is Money) y de que a la vez que el tiempo es continuo es, sin embargo, medible. Es decir, lo podemos medir por unidades de tiempo, pero a su vez lo podemos valorar por el costo que pueda tener las diferentes unidades de tiempo consumido.

Ya a esta altura de la conferencia podíamos introducir una nueva pregunta para un nuevo debate porque todo se hacía más evidente.

Si el tiempo no se puede acumular ni almacenar, si es una variable continua, si no se puede interrumpir, ni reemplazar, sino que hay que consumirlo de la mejor forma y lo podemos medir, así como valorizar ¿qué atributo nos faltaría para obtener una mejor reconceptualización y una mayor dimensión de esta variable tan importante en la vida de las personas?.

La respuesta era evidente y fue casi unánime, a manera de un gran coro los muchachos expresaron que el tiempo es “un recurso”. Efectivamente, el tiempo es un recurso pero, con atributos muy particulares. Es el recurso mejor repartido y el más equitativo. La persona más rica del mundo puede tener la mayor suma de dinero o riquezas, sin embargo, le tocan al igual 24 horas al día y semanas de 7 días, como a todos, porque la semana de más de 7 días de Armando Manzanero nunca llegó a aparecer.

Pero bien, no obstante siendo el tiempo un recurso y un recurso vital para las personas, es el recurso más mal administrado. A nadie se nos ocurre gastar más del dinero que tenemos, ni hacer un mal uso del mismo. Tampoco se le ocurre a nadie botar recursos materiales que le son necesarios e imprescindibles, ni prestar un familiar para que otro haga un empleo discriminado de sus posibilidades. Pueden ser cosas que ocurran, pero no es la regularidad de la convivencia social.

Ahora, el tiempo, cualquiera lo regala o hace un mal uso de él. Muy frecuente nos encontramos el hecho de no iniciar las actividades a la hora señalada aunque si las terminamos a la hora planificada, si es que existe tal planificación. Otras veces observamos como ciertas personas utilizan más tiempo del necesario para hacer actividades. Y lo peor del caso, muy regularmente vemos como algunas personas violentan el espacio de tiempo de otras personas y le hacen perder tiempo.

Así las cosas, llegó el momento de introducir en el debate un nuevo elemento y a tal efecto les dije a los muchachos. Luego, si el tiempo es un recurso y hacemos un uso inadecuado de él o lo que es lo mismo lo desviamos hacia propósitos no vitales o lo derrochamos o se lo arrebatamos a otras personas, ¿en presencia de qué tipo de acto estamos presentes?

Hubo quien dijo, ante “un acto de mala administración del tiempo”, otro dijo “un mal empleo del tiempo”, hay quien planteó “a hacer con el tiempo lo que le viene en gana”. Finalmente, paré la generación de ideas cuando alguien expresó, “estamos en presencia de un desperdiciador de tiempo”.

Por este camino reorienté la pregunta. Si el tiempo es un recurso ¿cómo solemos identificar a aquellas personas que hacen un mal uso de ciertos recursos que están a su disposición? Fue entonces que obtuve la respuesta que quería de manera coral “un corrupto”. Efectivamente, les dije, por tanto el mal empleo del recurso tiempo es un acto que podemos identificar ¿cómo? De “corrupción del tiempo”, fue uniforme el clamor.

De esta forma podemos analizar que si hoy hemos empezado a las 8:30 de la mañana un acto que tiene concebido un espacio de tiempo limitado entre las 8:00 y las 12:30, nos hemos corrompido con el mal uso del recurso tiempo en media hora. Pero, si multiplicamos esta media hora por 33 personas que estamos acá, incluyéndome a mí, pues la corrupción asciende a 990 minutos/persona, que es lo mismo que 16 horas y 30 minutos/personas. Recurso este que ha sido dilapidado, derrochado o desviado por una simple alteración al espacio concebido para desarrollar una actividad docente y es el resultado de un vicio o abuso del mal uso del tiempo.

Veamos ¿cuáles han sido las causas que nos han llevado a este acto de corrupción evidente y manifiesto? Bueno, razones hay muchas, a ver díganme cuales entienden ustedes son las más reiterativas o recurrentes:

1. El vivir lejos del trabajo.
2. Los autobuses llenos no paran.
3. El levantarse más tarde.
4. El llegar tarde a la parada.
5. La cola de vehículos en la vía.

Como vemos un rosario de situaciones pueden servirnos para no iniciar nuestras actividades en el espacio de tiempo concebido y con ello ya tenemos justificado nuestra corrupción, por tanto no buscamos la mejora continua. Pues bien eso mismo es lo que hacen los corruptos de cuello blanco, tienen miles de justificaciones para amparar su comportamiento inadecuado.

Si queremos ser consecuentes, coherentes y consistentes al igual que no justificamos los comportamientos corruptos de la burocracia que nos dirige, también tenemos que no aceptar justificaciones sobre por qué no hacemos el uso adecuado del recurso tiempo. Hay que buscar ser mejores cada día y trabajar por tanto por el cero defecto y el cero desperdicio, hay que trabajar con disciplina y profesionalidad todas las actividades que realizamos en el tiempo que tenemos asignados para cada tarea.

¿Qué sucede complementariamente con esta actividad de “corrupción del tiempo”? Que la conferencia que yo tenía que desarrollar ese día tuvo media hora menos, pero algo similar sucedió con las conferencias anteriores, por tanto, podemos observar que con este acto no sólo se produce una corrupción en la cual me hacen cómplice, sino que los agentes que me corrompen sin yo quererlo a su vez “me invaden” mi tiempo, se vuelen en “agentes invasores” del tiempo ajeno. Están ocupando mi espacio de tiempo para actividades no concebidas para ese espacio.

Y cabe preguntar ¿es que todos estas situaciones no se pueden evitar? El auditorio por completo manifestó que sí, que se puede evitar, que lo que hay que hacer, entre otros factores, es tomar conciencia de que el tiempo es un recurso y comprometerse con el buen uso del tiempo.

Hemos visto que el mal uso del tiempo genera tres formas de actuación: la corrupción, la invasión y la indisciplina. Formas de actuación que tienen como antecedente la creencia de no considerar el tiempo como un recurso, finito y limitado para las actividades a emprender en función de los objetivos previamente definidos y por ello derivamos normas o reglas de actuación que apoyan la indisciplina, la corrupción y la invasión con mecanismos que consideramos apropiados y por ello nuestra actitud es consecuente con ellos y derivamos una conducta que nos presenta como resultado el mal uso del tiempo, pero que se encuentra según nuestros criterios debidamente justificado. Por lo que la experiencia es válida y reafirma nuestra creencia. Queramos o no nuestro comportamiento es así y por ello diferimos de algunos países euroasiáticos que tienen otro nivel de desarrollo y que son implacables con el buen uso del tiempo.

Cabe otra pregunta en el debate, que cada vez se hizo más rico. ¿Es esta cierta corrupción e invasión del tiempo de otros, que ocasiona tremenda indisciplina, una situación de tipo ideológico en las organizaciones?

Los muchachos, que tienen un nivel político bastante alto, rápidamente dijeron ¡Noooo!, Sin embargo, siempre hubo alguien que no contestó tan aprisa, sino que meditó un poco y contestó. Sí profesor. ¿Y por qué sí y por qué no? Pregunté.

Uno de los que dijo que no presentó como hipótesis, tratando de justificarlo, que “las situaciones administrativas son ajenas a la ideología que tengan las personas y que en un final ellos cumplían todas las tareas”.

Por su parte el que dijo que sí argumentó que “todo tiene que ver con la ideología política de las personas y mucho más si tiene que ver con un acto de corrupción”.

La respuesta a esta pregunta no es fácil, dije, hay que verla dentro de un marco de referencia filosófica. Considero que primero que todo debemos tener claro qué es una situación ideológica en las organizaciones y en tal sentido hay que considerar la categoría ideología como aquella parte de las ciencias que hace una clasificación de las ideas y en este caso las ideas que pueden primar en un grupo determinado.

En segundo lugar hay que considerar que si por un lado una organización es cierta entidad que opera en un nivel de actividad determinado, también las organizaciones tienen que funcionar dentro de un ordenamiento de sus partes o recursos para poder coordinar sus acciones de acuerdo a los objetivos propuestos.

De esta forma la ideología en las organizaciones está formada por aquellas ideas que priman en un grupo determinado para ordenar sus distintas partes o recursos y conducir la acción al logro de los objetivos.

Luego, aunque la ideología sea única dentro de un régimen social determinado, no es sólo la ideología política la que prevalece, sino que pueden haber diferentes formas de manifestaciones ideológicas. Por ejemplo, la ideología cultural, la educativa, la deportiva, la de salud, la económica, etc. Claro que la ideología política de cualquier país condiciona y fundamenta las formas de expresión de la ideología en los diferentes sectores de la sociedad.

Resulta obvio entonces que una situación ideológica en cuanto al tiempo en las organizaciones tiene que ver con cómo se expresan las ideas en cuanto al uso del tiempo. Si el mal uso del tiempo se justifica o se considera que es un fenómeno que no tiene solución, la ideología prevalecientes es así, está basada en la creencia de no considerar el tiempo como un recurso, finito y limitado para las actividades a emprender en función de los objetivos previamente definidos.

¿Qué sucede sin embargo? Que en muchas organizaciones se trabaja sobre la base de un discurso que busca hacer el mejor uso del tiempo de trabajo, de una mayor productividad. Pero, por otro lado la acción esta orientada a justificar las cosas fuera del tiempo previamente definido. En tal sentido la productividad sufre, los objetivos se alteran o pierden calidad y la incoherencia, inconsecuencia e inconsistencia de los hechos hacen que el discurso sea diferente a la acción, hecho este que tiene que ver con la propia ideología organizacional de los grupos y que repercute con la ideología política por las consecuencias derivadas de que el discurso sea uno y la acción otra.

La siguiente pregunta y final para el debate ya era bastante evidente. ¿Qué hacer entonces para solucionar las situaciones del mal uso dentro de las organizaciones?

Los muchachos pensaron que soluciones hay muchas y en tal sentido generaron las que presento a continuación según cierto ordenamiento que les di:

1. Tomar conciencia de que el tiempo es un recurso y que su uso se tiene que corresponder con una ideología de la organización que busque trabajar haciendo un buen uso del tiempo. El resultado de esta toma de conciencia debe dar una nueva cultura donde prevalezca como creencias y valores de los miembros de la organización la disciplina, la honestidad y el respeto a las personas
2. Comprometerse con el buen uso del tiempo. Sólo poniendo de común acuerdo mediante un compromiso consciente y de obligatorio cumplimiento a las personas se podrá utilizar adecuadamente el tiempo. Un elemento central en este compromiso es establecer mecanismos que sean consecuentes, coherentes y consistentes con la palabra dada. Por ejemplo, si una actividad tiene que empezar a las 8 se empieza a la hora con las personas que hubiere y puede aplicarse algún tipo de amonestación a los incumplidores o curruptos. Si una actividad tiene que realizarse sin interrupciones se apagan todos los celulares para evitar llamadas inoportunas.
3. Utilizar técnicas para hacer un buen uso del tiempo. Si un médico cirujano no conoce una técnica no puede utilizarla porque puede traumatizar a un paciente determinado. Un directivo tiene que conocer y dominar técnicas y utilizarlas adecuadamente para no traumatizar al grupo de personas que dirige. Por ello es conveniente emplear técnicas como:
   • Controlar en una bitácora qué hace con su tiempo diariamente, durante un mes, y comprobar en qué está consumiendo tiempo y donde lo está perdiendo.
   • Determinar qué personas o actividades les están invadiendo sus espacios de tiempo para desarrollar actividades vitales. Lo trivial no puede formar parte de sus actividades porque eso es perder el tiempo
   • Priorizar lo importante sobre lo urgente. Las tareas hay que atenderlas por su grado de importancia y en el momento necesario, no puede permitirse que lo importante se acumule y pase a formar parte del grupo de actividades urgentes.
   • Delegar funciones y tareas pero, controlando. Un directivo no puede darse el lujo que los subordinados practiquen la delegación inversa, eso es una invasión de su tiempo y por tanto un acto corruptivo por el mal uso que hace de su tiempo
   • Hacer reuniones efectivas. Aplique técnicas como las asociadas al método de interacción para ser más eficiente, eficaz y efectivo en el uso de su tiempo y en la toma de decisiones.
   • Planificar su tiempo no sus tareas. Cada tarea se logra en el tiempo en que usted la defina, no alargue su solución fraccionándola y dilatándola en el tiempo.
   • Aprovechar los minutos al menudeo. Aproveche sus tiempos muertos haciendo algo útil para su trabajo, lea, estudie, revise documentos. Muchos espacios de tiempo son perdidos por no tener tareas en cartera, aprovéchelos teniendo algo que hacer a mano.
   • Reconocer sus horas más productivas. Sepa cuáles son sus mejores momentos y utilícelos con las tareas de mayor importancia que son las que requieren de su mayor concentración.
   • Aprender a decir no y a defenderse de los invasores y corruptos del tiempo. Este preparado para no aceptar invasores ni corruptos, tenga un no amable a flor de boca y seleccione siempre aquello que es importante
   • Recompensarse usted mismo, celebre el buen uso del tiempo. Administrar su tiempo es una labor del día a día y requiere luchar contra muchos vicios, de usted y de los que le rodean. Si al final de cada día comprueba cuan eficiente, eficaz y efectivo ha sido no deje de estimularse y reconocer el camino que tiene que seguir para alcanzar el éxito.

Para ir terminando la conferencia alerté a los muchachos que técnicas hay muchas y que un directivo debe dominarlas porque todas tienen que ver de manera directa o indirecta con el tiempo. A su vez les señalé que si organizarse es la clave principal en el aprovechamiento del tiempo, trabajar con prioridades es el requisito principal para organizarse. Pero que no obstante, hay que tener cuidado en no caer en las trampas del tiempo haciendo las tareas que más les gustan o son más fáciles. Puede ser que también traten de hacer las cosas sobre las cuales más saben pero, que no son importantes.

Hay que considerar que la eficacia del trabajo de un dirigente está en el alcance y efectividad de las decisiones que tome y esto implica atender aquellas cosas que son de mayor importancia, para la lo cual un factor determinante es administrar adecuadamente su tiempo y el de las personas que dirige.

Dirigir es el procedimiento que siguen los que tienen autoridad moral y real para lograr que las cosas se hagan a través de las personas. Por tanto, el directivo que no administra su tiempo en cosas importantes y no es capaz de hacer que las cosas de importancia relativa se hagan a través de las personas, no es capaz de dirigir. El que no es capaz de administrar su tiempo con eficacia, tampoco es capaz de dirigir eficazmente.

Conclusiones:

1. El tiempo como duración limitada en que hacemos determinadas actividades es el recurso más equitativo y sirve para medir lo que hicimos, lo que hacemos o lo que vamos a hacer.
2. El mar empleo del tiempo como recurso genera corruptos del tiempo que crean indisciplina dentro de los grupos humanos.
3. El utilizar parte o todo el tiempo de otros en actividades que lo sacan de lo que tienen que hacer genera invasores de tiempo.
4. Los corruptos e invasores hacen cómplices de sus actos a aquellos que involucran y no se sobreponen a tales actos.
5. Los actos de corrupción, indisciplina e invasión del tiempo son problemas de tipo ideológico pero, de ideología organizacional.
6. El que no es capaz de administrar su tiempo con eficacia, tampoco es capaz de dirigir eficazmente.