Comunicación interna, de la intranet a Slack: ¿qué tanto se ha avanzado?

Está claro que los ‘nuevos medios’ han cambiado la manera de comunicarnos entre los diferentes públicos, y casi siempre presentamos modelos, consejos y estrategias de cómo conectar con el público externo pero, en este caso, vamos a profundizar en los públicos internos de las empresas.

La comunicación interna en las empresas es ahora más digital que nunca, y gracias a las numerosas herramientas que han ido apareciendo se ha permitido disminuir el número de emails que hasta hace unos años nos enviábamos a diario, al tiempo que se ha permitido desarrollar una comunicación más rápida y flexible.

Actualmente, los equipos de trabajo de un mismo proyecto comparten a través de la nube y de estas nuevas aplicaciones los documentos de trabajo y el estado de la gestión de cada tarea. Este incremento en la comunicación interna digital ha provocado un mayor conocimiento de los procesos de trabajo de la empresa, y también se han reducido los tiempos de espera entre una comunicación y otra.

Ahora mismo, una persona desde Roma puede estar trabajando conjuntamente en el mismo proyecto con otra en Denver y otra más en Lima sin ningún tipo de problema, y con una comunicación simultánea entre ambas. Otro hecho a destacar es que se pierde menos tiempo en reuniones, ya que toda la información está al alcance de los miembros de ese proyecto y pueden actualizarla y editarla al mismo tiempo.

Del mismo modo, las empresas también han pasado a trabajar la comunicación interna de manera más estrecha con los empleados. Los trabajadores ahora pueden estar informados, conocer los diferentes entramados de la compañía, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, entre otras cosas. De esta manera, se sentirán parte de ella y, por consiguiente, estarán dispuestos a dar todo de sí mismos.

Además, no debemos olvidar que la comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir los temidos rumores, un elemento muy peligroso para las compañías, al igual que permite motivar al equipo humano e incrementar los procesos productivos.

Si la empresa cuida la comunicación interna con los empleados, ellos también aportarán sus sugerencias, propuestas y consejos a los directores de la compañía, porque entenderán que están siendo escuchados y que a los altos cargos de la empresa les preocupa cómo se sienten y qué piensan los profesionales de esa marca.

Hasta ahora, el medio más utilizado en la mayoría de empresas para gestionar la comunicación interna en los últimos años ha sido la Newsletter Interna, aunque algunas compañías optaban más bien por crear una Intranet. Sin embargo, la comunicación interna sigue siendo uno de los grandes retos de las pymes en el siglo XXI. Es por ello que hay que hacerse esta reflexión: ‘Si no sabemos cuidar a nuestro cliente interno, difícilmente podremos dar respuestas satisfactorias a los clientes externos’. La comunicación interna digital comienza por cambiar la cultura comunicacional de la empresa y dar el paso hacia la transformación digital. Esto podría ser un propósito para el nuevo año en muchas empresas.

En los últimos años han aparecido diversas aplicaciones que han contribuido a mejorar la comunicación interna entre los trabajadores de una misma empresa, como por ejemplo Google Drive, Dropbox o HangOut, entre otras. Sin embargo, hay otras aplicaciones menos ‘populares’ que también han servido para mejorar la comunicación interna de las empresas:

Slack, Trello y Telgram

Slack es la herramienta de moda que tiene como objetivo rebajar la cantidad de correos en las empresas. Se pueden crear canales con distintas temáticas para ordenar bien los temas de conversación y generar grupos privados para mantener a las personas seleccionadas donde quieras, sin que otros puedan leer estos mensajes. Además, dentro de la aplicación se pueden compartir archivos de todo tipo, desde tu ordenador, Dropbox o Google Drive, y crear recordatorios ‘post-it’ para el canal o el grupo de trabajo.

Es perfecta para proyectos en los que están trabajando diferentes equipos de trabajo. Para ello, se puede crear un grupo de trabajo único con sus canales y perfiles específicos.

Otra de las herramientas digitales que más se utilizan en el día a día del trabajo es Trello. Esta plataforma te permite organizar y planificar tu trabajo. Es también idónea cuando participas de otros proyectos. Puedes crear tus tableros ‘boards’ propios con tus trabajos y otros donde puedes invitar a distintos perfiles profesionales que colaboren contigo en dicho proyecto, con el objetivo de facilitar la comunicación interna.

Estos tableros de Trello contienen listas presentadas de manera horizontal. De esta manera, puedes apreciar de un vistazo todo lo que hay en tu proyecto. Además, aparecen los ítems que tú hayas creado dentro de las listas. Estos ítems puedes arrastrarlos y soltarnos en otra lista, o reordenarlos y archivarlos una vez estén realizados.

Y, por último, mencionar también a Telegram, red social que está logrando hacerse su propio hueco gracias a que cada vez más se diferencia de su principal competidor, Whatsapp.

Telegram dispone de un modo en el que los mensajes se eliminan pasado un tiempo sin dejar rastro en el teléfono, porque se almacenan en la nube propia de Telegram. Es destacable que a través de esta aplicación puedes llegar a enviar archivos de hasta un 1,5 gigas de capacidad, lo que podría ocupar una película.

Otra nota interesante de esta red social es que permite acceder a grupos de hasta 5.000 contactos frente a los 256, como máximo, que permite Whatsapp. Además, existe la posibilidad de crear canales con un número ilimitado de miembros.

Cada vez tenemos más herramientas que nos permiten tener una comunicación más fluida y directa entre los equipos de trabajo. Este punto es el que tienen que aprovechar las empresas para tener un mayor contacto con sus empleados, ya que la comunicación interna es un instrumento imprescindible para fidelizar al equipo humano. De todas maneras, no puede haber buena comunicación interna en una empresa, si antes los líderes no generan una óptima comunicación interpersonal…