Los minutos con los que nadie cuente

RECORDANDO UNA ANÉCDOTA

Hace muchos años leí una entrevista que le hicieron a un importante ejecutivo de la época. Aquel señor era lo que los expertos llaman hoy un “hombre de éxito”. Ya casi al final, le preguntaron: “¿Cómo es posible que usted haya acumulado tantos conocimientos culturales, si ha dedicado casi toda su vida a la ardua tarea de dirigir empresas y sortear situaciones difíciles?”, a lo que este señor contestó: “Simplemente he utilizado los minutos con los que nadie cuenta. Por ejemplo, ¿ve usted ese libro abierto sobre mi escritorio?; pues, cada vez que alguien por teléfono me dice “un momentico”, continuo su lectura hasta que aparece el interlocutor. Usted no podría calcular cuantos libros ya me he leído mediante ese procedimiento”. La idea me pareció muy interesante.

Efectivamente, esos minutos “sueltos”, “al menudeo”, “sencillos” o como se les quiera llamar están presentes en todo el camino de la vida diaria, ya sea usted un alto ejecutivo, un médico, un plomero, una ama de casa o un político. Si usted tiene la necesidad de aprovechar mejor el tiempo, sería bueno que se fijara en ellos

CONVIERTA DESPERDICIOS EN PRODUCTOS

Hablemos entonces de esos minutos, o sea, esos pedazos de tiempo que aparecen sueltos por ahí, por lo general de forma inesperada. Son tan pequeños y tan poco sistemáticos que casi nadie los toma en cuenta y se pierden inexorablemente.

Muchas personas gustan de tener alcancías de monedas fraccionarias. Conozco quien mete en un pomo todas las piezas de un peso que recibe y otro que se especializa en pesetas.

Una compañera de trabajo, cansada de que sus hijos mayores, que ya trabajan, dejen tiradas por cualquier lugar de la casa monedas sueltas, decidió echar todas las que se encuentra en una lata mediana, de esas en que vienen las galletas dulces. De esta forma, se ha asegurado permanente la fuente financiera para comprar el regalo de cumpleaños de la nieta.

Pero el tiempo no es así, tiene que usarlo al momento, no puede guardarlo en una lata de galletas. Usted se sorprenderá de cuantas cosas puede hacer en los minutos al menudeo, tanto de interés personal como laboral, siempre que cree las condiciones para ello.

Le diré algo más, muchos de los minutos al menudeo se originan en deficiencias, fallas en la organización o errores, por lo que si usted los pudiera aprovechar, estaría convirtiendo desperdicios en productos útiles. Hay tres condiciones esenciales para poder lograrlo:

1ro. LA OPORTUNIDAD. Hay que aprender a reaccionar rápidamente ante potenciales minutos al menudeo. Saber distinguirlos y ponerse en acción.

2do. EL OBJETO. Disponer de algo sobre lo cual actuar o pensar, un problema, una tarea o un documento.

3ro. EL MEDIO. Tener a mano los instrumentos que le permitan aprovechar la oportunidad y actuar sobre el objeto. A veces basta con un lápiz y una hoja de papel.

APROVECHAR LA OPORTUNIDAD

La ocurrencia de minutos al menudeo adopta innumerables formas y usted debe ser capaz de identificarlas para impedir que la oportunidad se le vaya de la mano. A continuación se presenta una relación de las más típicas, el resto deberá descubrirla por su cuenta pues se relacionan más bien con las condiciones específicas de cada cual.

Viajes

Es una fuente importante de minutos al menudeo. Las posibilidades son muchas, aquí sólo van algunas. Si viaja en auto con chofer puede disponer hasta de horas completas en dependencia de lo largo del viaje. Si es por avión tendrá oportunidades en el trayecto al aeropuerto, la espera allí, la demora en la salida, el viaje mismo, los cambios de avión en vuelos internacionales, etcétera.

En los viajes fuera de la localidad tendrá posiblemente otras oportunidades, con la ventaja adicional de que está menos sujeto a interrupciones que en su lugar habitual de trabajo.

Reuniones

Es lamentable, pero muchas de ellas empiezan tarde y ese es tiempo aprovechable. Otras veces la reunión tiene ocho puntos pero usted sólo tiene que ver con el cinco. Si a pesar de ello tiene que quedarse desde el principio hasta el final, ¿por qué no aprovechar el tiempo de los siete puntos restantes en vez de amargarse o hacer palotes en una hoja en blanco?

Puede ser que la reunión en que se encuentra se descontroló, se salió de su objetivo y usted no puede hacer nada pues el conductor está en la luna. ¿No habría también su tiempito?

A lo mejor lo enviaron a una reunión absurda en la que el único valor es el del tiempo que se pierde. No lo pierda usted.

Teléfono

Parece que no fuera así pero es también un proveedor de minutos al menudeo. Le puedo recordar la entrevista que a manera de ejemplo cité al inicio del artículo, pero hay otras más. Por ejemplo, el tiempo que media entre cuando colgó el teléfono al que usted llamaba pues sonaba ocupado y la acción de volver a teclear el numero, o aquel personaje que nos dice “cuelga que enseguida te llamo” y usted se pone a esperar hasta que suena el timbre.

Interrupciones ajenas

Capitalice las interrupciones que reciba su interlocutor. Por ejemplo, usted está despachando con alguien pero este tiene de pronto que atender una larga llamada, recibir un visitante inesperado, ir a ver a su jefe que lo llamó o salir a hacer una consulta en relación con lo que está conversando. En cualquiera de estos casos usted se queda en el aire. Aproveche esos minutos, se los están regalando.

La computadora

Creada para hacer las cosas más fáciles y rápidas son también una fuente de minutos sueltos que se pierden irremediablemente. Por ejemplo cuando usted está haciendo búsquedas en Internet, la demora entre bajar un material y que aparezca en pantalla, para entonces proceder a bajar otro, resulta a veces demasiado largo para nuestra paciencia y aunque no sea mucho, si durante la mañana bajó 20 materiales, la espera entre unos y otros le puede sumar varios minutos.

Otras demoras puede deberse a sistemas en redes de poca velocidad en los cuales la espera para las respuestas se hace notable. No faltaría comentar además esos programas enormes o libros completos de ocho o diez megas que usted decide bajar, incluso con un acelerador y que se demoran diez o quince minutos en “aterrizar”.

Intervalos y suspensiones

Entre una actividad y la que le sigue aparecen a veces pequeños intervalos de tiempo que nadie puede prever y que son aprovechables, sobre todo para asuntos que pueden resolverse con rapidez.

Por otra parte, a veces se producen interrupciones que lo toman de sorpresa y no sabe cómo emplear esa media hora que de pronto ponen en sus manos. Tenga en cuenta también esta posibilidad.

Demoras en general

Es una fuente importante, no tanto por su duración como por su frecuencia. Fue a recoger el celular que dejó reparando y le dicen que se siente y espere un rato, fue a hacer una gestión en una oficina estatal y le dan el turno cuarenta y tres (van por el ocho), tiene un despacho con su jefe y éste no ha terminado con el anterior, el ómnibus que lo recoge para llevarlo al trabajo viene hoy con atraso, etc. Son realmente unos cuantos.

Esperas que no son demoras

Hay otras fuentes que no son demoras, ni interrupciones, ni colas, ni nada anormal. Son simplemente esperas de carácter natural como la que le corresponde hacer mientras le preparan la jarra de flores que compró para el aniversario, le friegan el carro, le arreglan el pelo en la peluquería o le reparan la cocina.

TENER EN QUÉ EMPLEARLOS

Después que usted aprendió a descubrir los minutos sueltos aprovechables, no puede hacer nada si no dispone de asuntos en qué emplearlos. Las posibilidades son infinitas tanto de orden laboral como personal (la elección es suya). A continuación una guía mínima de actividades que puede ejecutar durante los minutos al menudeo.

Leer

Muy socorrida pues no requiere medios especiales. Tenga a mano revistas, artículos sueltos, folletos técnicos, informes pendientes de revisión, correspondencia por leer, libros, etcétera. No tiene que llevarse las revistas completas, una fotocopiadora le permite cargar sólo con lo que le interesa leer.

Si sale de su oficina (generalmente es ahí cuando se presentan los minutos sueltos) tenga en su portafolio una selección de materiales para leer y se asombrará de lo rápido y bien que lee en esos minutos, alejado de su ambiente regular.

Escribir

Requiere un poquito más de condiciones pero no muchas. Puede responder a cartas de trabajo o personales, informes, libros (más del 50 % de mis publicaciones se han escrito en minutos al menudeo), síntesis de una reunión, listas de chequeo, etcétera. Si dispone de una grabadora de mano aproveche para dictar y crearle trabajo a la secretaria.

Si tiene una computadora portátil, no sólo puede escribir cosas sencillas, sino preparar tablas complejas, consultar la base de datos, elaborar informes completos, preparar una presentación para la próxima junta e incluso enviar cualquiera de ellos por fax o correo electrónico al destinatario.

Planear

Puede preparar el proyecto de ejecución de una tarea, definir los pasos a seguir para ejecutar algo, establecer la forma en que va a organizar cierta reunión importante, delinear el esqueleto del informe que tiene que escribir, revisar su lista de tareas y hacer ajustes en las prioridades, etc. Tenga a mano datos o elementos que le permitan hacer algunas de estas cosas.

Vaciar memoria

Hemos tomado prestado este término del campo de la informática. \»Descargue\» ideas, iniciativas o sueños en una hojita de papel o en un \»atrapador de ideas\», para que no se le olviden. Anote sin ninguna organización cosas de las que se acuerda de pronto y que son candidatas a su lista de tareas.

Esboce el nuevo proyecto de atención de enfermería en ha estado pensando o redacte algunas bases elementales para la estrategia que va a proponer en la próxima reunión del ejecutivo u organice los puntos que va a tratar en su conferencia de fin de año.

Haga una auto tormenta de ideas sobre un asunto de interés. Atrape en general lo que su mente produce, sobre todo si usted es del tipo creativo.

Liquidar la menudencia

Si tiene tareas del tipo que requieren muy poco tiempo para su ejecución y que a usted le conviene o necesita hacer, téngalas disponibles. Pueden ser llamadas telefónicas, contestar un cuestionario, firmar circulares y en general todo lo que quepa en los espacios de tiempo de menor tamaño.

Cambiar el método

A veces la táctica consiste en eliminar el mencionado “menudeo”. Por ejemplo, si usted está bajando muchos materiales de Internet mediante un navegador, una técnica consiste en bajarlos cada uno “en una nueva ventana”, minimizar esta y hacer lo mismo con todos los siguientes. De esta forma, el sistema está abriendo a la vez sucesivamente varios de dichos trabajos y cuando usted ordena minimizar la ventana del último, es muy probable que los dos o tres primeros ya estén listos para ser leídos, grabados o impresos según usted desee.

En el caso del teléfono, si tiene secretaria o auxiliar haga todas sus llamadas mediante ellos y pídales que sólo se la pasen cuando el interlocutor adecuado esté en línea. La otra idea es hacer la llamadas por bloques, es decir acumularlas para un momento determinado, organizar una lista en borrador con los números y los puntos y de esta forma reducir los baches entre llamadas y esperas.

Aprovechar la simultaneidad

Otra posibilidad, también en relación con la computadora, es aprovechar su capacidad para la multitarea. Por ejemplo, usted está bajando un libro de 350 páginas sobre Tablero de Comando lo cual le tomará uno cinco o diez minutos al menos. Mientras tanto, usted puede trabajar en la misma computadora. haciendo una tabla en una hoja de cálculo, redactando varias cartas para sus corresponsales o completando la presentación que dejó pendiente el día anterior. Debo ahora comentar que en materia de simultaneidad, los registros mundiales corresponde a las amas de casa, que son capaces de hacer múltiples cosas a la vez y hacerlas bien. Obsérvenlas y me dará la razón.

DISPONER DE LOS MEDIOS

Si hay el tiempo y el objeto en qué emplearlo, pero carece de los instrumentos mínimos para ello no podrá completar el ciclo. Esto es particularmente importante para cuando se encuentra fuera de su puesto de trabajo, por lo cual es recomendable que disponga de una base mínima de trabajo en su portafolio. Hay instrumentos imprescindibles y otros deseables, todo depende de sus posibilidades y del tipo de trabajo que realiza.

La lista que sigue a continuación va desde lo más sencillo hasta lo más exquisito. Todo lo incluido es útil, pero no tiene que tenerlo todo.

• Papel para escribir, hojitas de notas, presillas, minipresilladora
• Lápices o portaminas, bolígrafos, repuestos, sacapuntas, goma de borrar
• Libreta de teléfonos
• Lista de asuntos pendientes
• Atrapador de ideas (pequeña libreta de bolsillo)
• Calculadora portátil
• Computadora portátil.

BALANCE FINAL

Ya tiene ahí las ideas fundamentales. Le corresponde ahora ir creando reflejos condicionados que le permitan reaccionar positivamente ante los \»minuticos\» que se le aparezcan. Tenga a mano tareas que atender y medios para ejecutarlas. Ahora todo depende de usted.