¿Cómo hacer un seguimiento gerencial de los proyectos?

Ya sea que nuestro negocio dependa de proyectos, o que tengamos emprendimiento de especial importancia, la forma de hacer su seguimiento es en esencia la misma.

Todo proyecto tiene tres variables principales, el alcance, el plazo y el costo (a esto se lo llama la triple limitación). Pero conocer el estado de estas variables en un punto de tiempo determinado no nos brindará mucha información, a menos que podamos compararla contra el plan y que podamos tener una estimación de cómo concluirá el proyecto. Otras variables que pueden resultar claves son calidad, satisfacción del cliente y riesgos.

Entonces, para poder hacer un seguimiento a alto nivel de uno o varios proyectos se requieren dos instancias:

a) Definiciones que deben estar claras y documentadas al inicio del proyecto:

1. Alcance del proyecto, que podrá constar en un listado de los ítems principales (los PMs los llaman entregables)
2. Un costeo detallado del proyecto, con un resumen por grandes tracks.
3. Time plan a alto nivel. Aquí la clave está en requerir que se incluyan los hitos mayores del proyecto, por ejemplo los puntos de facturación o las puestas en marcha.
4. Listado de los principales riesgos del proyecto, esto ayuda a “destapar” zonas grises y puntos débiles del proyecto y darles buen curso desde en inicio.
5. Fijar la frecuencia y forma en que se informará el avance. Pudiendo ser este un informe tipo presentación, una planilla resumen con varios proyectos, una aplicación WEB o una reunión periódica de avance. Cada quien decidirá que le es mas útil.

De lo anterior surgirá nuestra línea base contra la que mediremos avances y desvíos.

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B) Ya adentrados en la ejecución del proyecto tendremos que:

1. Preguntar el avance actual y la comparación con el planificado, esto puede pedirse en forma de porcentaje, ejemplo: estaba planificado avanzar un 60% en la tarea X y se ha avanzado un 45%.
2. Pedir una estimación actualizada de la fecha de finalización.
3. Preguntar el costo actual y la comparación con el planificado para los entregables ejecutados.
4. Pedir una estimación del costo a la finalización.
5. Complementando lo anterior puede pedirse un listado de desvíos y re-planificaciones, con sus causas, sus costos, y posibles soluciones.
6. Preguntar cuál debería ser el próximo avance.

Varias de estas métricas pueden salir de un método que en gestión de proyecto se llama “valor ganado” aunque su uso no es imprescindible.

Hasta aquí nos hemos estado informando sobre el pasado del proyecto, los puntos siguientes tienen por objeto ser pro-activos para prevenir desvíos facilitando soporte al team:

1. Preguntar cuales pueden ser los próximos “bloqueadores” y riesgos que podrían activarse en el próximo período a fin de facilitar las tareas para que se eviten.
2. Dejar un punto abierto como “comentarios” donde el equipo exprese otras situaciones que pueden afectar al proyecto.

En total este reporte debería tener no más de 2 carillas por proyecto y deberían utilizar indicadores gráficos, como semáforos o relojes, que permitan un rápido entendimiento de la información.

Ahora bien, si nos decidimos a pedir un informe de avance, es importante que el equipo de proyecto, y en especial el Project Manager, sepan que estamos realmente interesados en el seguimiento del proyecto, que leemos los informes y que tienen las puertas abiertas si necesitan escalar algún tema. Para esto lo mejor es hacer reuniones de seguimiento para tener un informe cara a cara, y aprovechar este espacio para dar una realimentación al equipo y brindarles una visión actualizada del entorno.

Los reportes deberían ser periódicos y respetarse “religiosamente” las fechas de presentación para evitar que se discontinúen con el tiempo.

Por último, se puede potenciar el efecto positivo sobre el proyecto si este seguimiento lo hacemos de forma abierta y cordial, y no con carácter punitivo o de auditoria. Así el equipo de proyecto se sentirá respaldado y acompañado, y esto le permitirá a ellos escalar fácilmente los posibles problemas, y a nosotros obtener información clara y temprana para la gestión.

Buenos proyectos,