La simulación aplicada a la enseñanza de la dirección de proyectos

INTRODUCCION

En general, se llama modelo a la imagen o representación de un sistema, generalmente simplificada e incompleta. Y se llama simulación a la experimentación con un modelo para extraer conclusiones o realizar predicciones.

La simulación como método de formación consiste en situar al alumno en un contexto que imite algún aspecto de la realidad (modelo), y en establecer en ese ambiente situaciones similares a las que él deberá enfrentar en su vida profesional, de manera que pueda “experimentar” sin riesgo y extraer conclusiones.

El uso de la simulación en la formación empresarial permite acelerar el proceso de aprendizaje (Peter Senge destaca que las personas aprendemos mejor mediante la propia experiencia, o el modelo clásico de “aprender haciendo”, de David Kolbe ), y contribuye a elevar su calidad. Y esto es particularmente eficiente en la formación de directores de proyecto, debido a la diversidad de conocimientos y habilidades que esta materia conlleva.

TIPOS DE SIMULACIÓN EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Citando a Alvarado , podemos distinguir dos enfoques de concepción en este tipo de simuladores utilizados en aula:

• Por un lado, los simuladores basados en PC y en aplicaciones informáticas en las que se introducen modelos que incorporan un amplio conjunto de reglas que tratan de reflejar la realidad empresarial.
• Por otro, los simuladores basados en apoyos visuales –tableros, paneles- donde las reglas de simulación son relativamente sencillas.

Los simuladores basados en el uso de PC’s guardan similitudes con los sistemas tipo “caja negra”: Los participantes toman una serie de decisiones (Planificación, costes, estilo de liderazgo con el equipo de proyecto, subcontratación,…), las introducen en el simulador, y se originan unos resultados en el cuadro de mando del proyecto. Habitualmente, el trabajo de los participantes es tratar de entender qué errores han cometido en sus decisiones teniendo en cuenta los resultados obtenidos; no obstante, no hay un mecanismo directo que permita ligar los resultados pobres a las decisiones incorrectas. Lo que se busca no es que identifiquen las reglas que implementa el simulador, sino que construyan su propio “modelo mental” para entender la lógica de los proyectos.

Otros simuladores de proyectos se basan en el uso de herramientas visuales –tableros, fichas, cuadros de control- para representar la lógica de un proyecto o de una función concreta de su gestión. Este tipo de simuladores presenta ventajas y desventajas con respecto a las simulaciones basadas en PC. En síntesis:

• El disponer de un panel que incorpora los elementos más relevantes en la realidad del proyecto simplifica el proceso de “arranque” y de familiarización con la simulación, y por otro lado, se vincula más fácilmente la simulación a la realidad del propio proyecto.
• El “feedback” necesario para aprender de la simulación es mucho más directo y objetivo con este tipo de simuladores. Efectivamente, al no existir modelos de simulación complejos (que requerirían del uso de un PC), las reglas de la simulación son claras y permiten relacionar los resultados que se obtienen con las decisiones tomadas.
• El trabajo y la interacción del grupo en este tipo de simulaciones son más fáciles; la discusión del grupo o equipo sobre un panel donde se está reflejando la realidad de su proyecto es más atractiva que sobre una pantalla de ordenador, cuyas limitaciones son evidentes. Por otro lado, en la medida en que se introduzcan dinámicas de liderazgo en el aula, se podrá explotar mejor la riqueza en la reflexión y en las conclusiones extraídas.

APLICABILIDAD EN EL PROCESO FORMATIVO

La simulación tiene dos grandes aplicaciones en el proceso formativo:

• Durante la enseñanza-aprendizaje.
• En la evaluación.

Durante la enseñanza-aprendizaje, los diversos tipos de simulación disponibles pueden utilizarse no sólo para la mejora de las técnicas de evaluación y planificación de proyectos, sino también para analizar el impacto en el rendimiento del equipo de proyecto de la toma de decisiones relacionada con el desarrollo del equipo, su motivación, ó el tratamiento de la resolución de conflictos en las relaciones humanas, donde en ocasiones pueden ser más eficaces que muchos métodos tradicionales.

En la evaluación, además de mejorar la percepción global del asistente debido a la amenidad de la metodología, permite objetivar en qué medida ha sido capaz de extraer conclusiones que le permitan aplicar, de manera práctica, los conceptos tratados en el modelo.

VENTAJAS

El empleo de la simulación en la formación de Dirección de Proyectos conlleva las ventajas siguientes:

Permite al asistente:

• Aprender, y obligarle a demostrar lo aprendido, del modo en que lo haría en el aspecto simulado de un proyecto real.
• Enfrentarse al proceso de toma de decisiones de forma muy parecida a como tendrá que realizarlo durante su ejercicio profesional.
• Autoevaluarse.
• Acortar los períodos necesarios para aprender y aplicar lo aprendido, en algunas de sus variantes, ante nuevas situaciones.

Permite al monitor:

• Estandarizar los criterios de los asistentes para la toma de decisiones en proyectos.
• Predeterminar con exactitud la tarea concreta que ha de aprender un jefe de proyecto, qué debe demostrar que sabe hacer, y establecer los criterios evaluativos.
• Concentrar el interés en elementos de primordial importancia y en habilidades directivas claves para el éxito de los proyectos.
• En un tiempo limitado, desarrollar una gama mucho más amplia y representativa de problemas, así como comprobar el rendimiento del director de proyectos.
• Reproducir la experiencia.

LIMITACIONES

• La simulación imita, pero no reproduce exactamente la complejidad empresarial.
• Hay aspectos de la realidad que no se pueden simular (especialmente difícil es que cubra el aspecto del análisis de las relaciones humanas), cuestión que hay que tener presente siempre que empleamos cualquier tipo de simulación.
• Hay que ser muy cautos al predecir cómo se comportará una persona ante una situación real, basándonos en las respuestas ante una situación simulada.

CONCLUSIONES

El empleo de la simulación en la formación de Dirección de Proyectos acelera el proceso de aprendizaje, especialmente el de habilidades, y es aplicable tanto al aprendizaje como a la evaluación. Sin embargo, bajo nuestra experiencia, no debe constituir un elemento aislado del proceso formativo, sino que debe contemplarse como una vía más de aprendizaje. Su utilización debe tener una relación lógica dentro del plan de desarrollo profesional de una persona, para que se corresponda con las necesidades y requerimientos estratégicos de la organización.