4 Programas Que Automatizarán Los Procesos en 2022

El concepto de automatización fue acuñado por primera vez sobre el final de la década de los años 30, por lo que no estamos hablando de algo moderno. No obstante, se refería sobre todo a la idea futurista de robots llevando a cabo tareas en lugar de los humanos.

En la actualidad podemos ver que esta idea se ha hecho realidad, aunque con algunas modificaciones. No se trata de robots, sino de ordenadores, cada vez más pequeños y más potentes, los que se encargan de realizar las tareas.

Nadie podía imaginar que en apenas 80 años, la automatización iba a formar parte y estar tan instaurada en nuestro día a día.

Donde mayormente vemos su aplicación, es en el mundo laboral. Las empresas utilizan cada vez más herramientas y cada día salen al mercado nuevos programas más útiles que se encargan182 de realizar tareas de forma automática.

En este artículo hemos querido centrarnos en 4 que creemos pueden ser muy útiles para todo tipo de empresas.

Las 4 Herramientas Más Útiles Para Automatizar Los Procesos En Tu Empresa

La automatización de procesos es una de las maneras más eficaces y cómodas de aumentar la productividad de nuestra empresa.

Confiar la realización completa de una o varias tareas a un software nos hace ahorrar tiempo y, eventualmente, también dinero.

Aunque el uso de softwares pueda verse como una amenaza para los trabajadores, debemos hacerles entender que más que un enemigo se trata de un aliado. Que los ayudará a que su carga de trabajo sea menor y puedan dedicar tiempo a otras tareas más importantes.

En este artículo no hablaremos de softwares para sustituir a los seres humanos, sino ,más bien, para complementarlos y ayudarlos.

1.  OCR

Un software OCR o de reconocimiento óptico de caracteres, es un programa que se encarga de convertir documentos físicos en archivos digitales de modo que puedan ser reconocidos y utilizados por otros softwares.

No se trata de un programa que simplemente escanea documentos. Se encarga de analizar todo el texto, reconocer a través de machine learning todos los caracteres, y finalmente entregar un documento completamente editable y legible, con todos los datos correspondientes.

Los software OCR existen hace ya varios años, pero la tecnología de reconocimiento no estaba desarrollada aún del todo. A causa de esto, el uso de OCR tiene una mala fama que lo procede.

Podremos encontrar el testimonio de muchas empresas que dicen haber utilizado un software OCR en el pasado pero que sus errores hacían que perdiera más tiempo del que se ahorraba.

Por suerte, la situación hoy en día es distinta. Se ha avanzado muchísimo en esta tecnología, aumentando su base de datos y mejorando el machine learning en el que se basa.

Varias empresas y desarrolladores han visto que era imposible abarcar todo tipo de textos y han tomado la decisión de centrarse solamente en aquellos más útiles. De este modo podían ofrecer un mejor servicio y un mejor producto.

De esta forma nacieron programas de OCR como Klippa que son utilizados específicamente para determinados tipos de textos: facturas, tickets, contratos o pasaportes son automáticamente detectados por el sistema.

Una vez identificado el tipo de documento, el programa reconoce en qué lugar se encuentra cada información y la extrae automáticamente.

De este modo, si por ejemplo tenemos nuestro OCR integrado a un programa de contabilidad, al adjuntar la factura el programa se encargará de contabilizarla volcando todos los datos relevantes como los datos de la empresa, la fecha, el producto, etc.

El uso de un OCR de por sí puede hacernos ahorrar mucho tiempo, pero integrándolo con otras herramientas es cómo podemos realmente utilizar todo su potencial.

2.  ERP

Un ERP es un programa que, como su nombre indica según sus siglas en inglés, se encarga de la planificación de los recursos de una empresa. Es un software muy útil con el que podemos integrar casi la totalidad de la empresa bajo un solo mando.

La premisa ideal a la hora de implementar un software ERP es tener las funciones de nuestra empresa bien definidas y estar abiertos a la colaboración. En lo que respecta a la automatización, este tipo de softwares nos permite tener un marco estándar de actuación a la hora de ejecutar los procesos automáticos.

Al tratarse de un programa de facturación en su totalidad, todos los procesos internos de nuestra empresa y su funcionamiento se verán de alguna manera afectados. No obstante, no debemos asustarnos, siempre será de manera positiva y con el objetivo de mejorarlos.

Dependiendo del tipo de ERP, puede ser más o menos completo. Sin embargo, un ERP que realmente sea útil, puede ayudarnos en la automatización desde los recursos humanos hasta la contabilidad.

Se dividen en distintos módulos personalizables. Cada módulo corresponde a un departamento y se trabaja de manera independiente. Sin embargo se encuentra conectado a los demás y todos comparten la misma base de datos.

De esta manera, ventas tiene acceso a los datos de los clientes, pero también del almacén. Lo mismo sucede con la contabilidad, que pueden acceder a las facturas de compra y venta.

La comunicación e intercambio de información se simplifica mucho y se consigue optimizar el trabajo y ahorrar grandes cantidades de tiempo minimizando las interacciones.

Tener todos los datos siempre disponibles además ayuda en la toma de decisiones. Podemos generar en pocos segundos informes con todos los datos actualizados en tiempo real para poder tener una idea clara y realista de cómo se encuentra nuestra empresa.

No importa cómo sea la estructura de nuestra empresa ni el ERP por el que nos decantemos, no cabe duda que revolucionará completamente su funcionamiento. Aunque al principio podamos ser reticentes al cambio y a la inversión inicial, en poco tiempo estaremos notando de primera mano los resultados.

3.  Integrador de aplicaciones

Es posible que utilicemos varias aplicaciones online para distintas tareas en vez de una global para todas. Es posible que este tipo de funcionamiento nos resulte más cómodo ya que las herramientas específicas son más útiles o completas que aquellas herramientas generales que quieren abarcarlo todo.

Sin embargo, el problema surge a la hora de querer integrarlas entre sí. No todas son compatibles y a veces son necesarios unos conocimientos de programación que no tenemos.

Para estos casos existen las aplicaciones llamadas “no-code”. Esto no quiere decir que no tengan ningún tipo de código detrás ya que es imposible. Se refiere a que contienen las funcionalidades que nos puede dar el código, pero de manera intuitiva y sin que tengamos que programar nada.

Estos programas nos permiten crear flujos de trabajo para automatizar tareas que impliquen la integración de distintas aplicaciones online.

Por ejemplo, queremos crear una newsletter. Ponemos un pop-up o un formulario en nuestra web para que la gente interesada ponga sus datos. Tendremos por un lado, una herramienta con los datos recopilados, y otra para crear las newsletter.

Utilizando un integrador de aplicaciones en pocos pasos podemos crear un flujo de trabajo para que los datos introducidos en el formulario se vuelquen automáticamente en el software de email marketing. De esta manera, tendremos la base de datos ya lista para enviar.

Este es solo un ejemplo, pero puede hacernos tener una idea de lo útil que puede resultar a ser. Si utilizamos muchas herramientas online y necesitamos que estén conectadas para poder compartir los datos, este tipo de herramientas no solo se encarga de conectarla, sino que lo hará de manera automática. De modo que no tengas que preocuparte por nada más.

4.  Automatización de marketing

El marketing es uno de los departamentos que más se ha sabido adaptar a la automatización. A tal punto que existe el concepto de “marketing automation” y se refiere al uso de programas para crear campañas de marketing de manera automática.

Realizar campañas de manera automática no solo facilita el trabajo, sino que nos permite desarrollar conceptos más complejos que de forma manual nos costaría mucho poder llevar a cabo.

Además, nos permite ser más eficientes, tener mayor control del proceso y de los clientes y conseguir mejores resultados. Todo esto utilizando menos recursos y, por tanto, a un menor coste.

Una vez que tenemos clara la estrategia, que queremos vender y de qué manera, el software de automatización nos ayuda a crear y llevar a cabo el funnel de ventas.

Además, estos softwares se integran tanto con los CRM como con los datos de las campañas online, de manera que tengamos una base de datos de clientes y de potenciales clientes o leads.

Con esta información podemos crear campañas específicas y personalizadas para obtener mejores resultados.

No debemos dejarnos engañar y pensar que el hecho de que sea automático quiere decir que nuestros mensajes sonarán como hechos por un robot. Al contrario, estos softwares nos permiten personalizar los mensajes basándose en los datos para que parezca que cada mensaje está dirigido exclusivamente al receptor.

Utilizar un software de automatización de marketing es definitivamente de lo mejor que puedes hacer por tu empresa. Con un menor coste, puedes obtener unos resultados que no podrías ni imaginar de otra manera.