Comunicaciones internas para principiantes

La comunicación efectiva entre los empleados es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización. La comunicación debe fluir en todos los sentidos:

1.- De arriba hacia abajo: los gerentes y supervisores deben asegurarse que los empleados que les reportan cuenten con la información necesaria para hacer su trabajo en forma efectiva.

2.- De abajo hacia arriba: los gerentes debe asegurarse que los empleados cuenten con los mecanismos, e incluso se vean obligados, a mantenerlos informados acerca de los asuntos organizacionales y de negocios.

3.- Entre empleados: la gerencia debe respetar, e incluso estimular, los canales de comunicación formales e informales que utilicen los empleados para hablar y discutir asuntos de la empresa.

Implantar las siguientes ideas básicas pueden ayudarle a promover comunicaciones fuertes en su empresa:

1.- Material formal de la empresa

Asegúrese que cada empleado reciba y lea: el plan estratégico de la empresa (que incluya su misión, visión, objetivos y estrategias), el manual del empleado, procedimientos para llevar acabo actividades rutinarias, un organigrama y directorio de la empresa, y por supuesto, la descripción detallada de su cargo.

2.- Evaluación anual

Todo empleado debe ser evaluado al menos una vez al año. En dicha evaluación, se deben discutir: los objetivos para el nuevo año, la actualización de la descripción de cargo, logros y fallos, necesidades de mejora, y los planes para que se logren dichas mejoras (entrenamiento, por ejemplo).

3.- Reporte semanal

Haga que los empleados escriban y entreguen a sus supervisores un reporte de status semanal, que incluya las tareas realizadas, las qué tareas planificadas para la semana siguiente y cualquier asunto pendiente.

El reporte debe tener la fecha de elaboración, y debe ser guardado por el supervisor y por el empleado, a quienes les servirá para efectos de planificación, evaluación y reflexión.

4.- Reunión mensual con todos los empleados

Si su empresa es grande, reúna a todos los empleados una vez al mes. El objetivo: revisar la condición general de la empresa, comentar y celebrar los éxitos recientes, comentar y decidir acciones respecto a los fracasos o fallas, y en general, construir un ambiente que estimule las relaciones entre empleados y el trabajo en equipo.

Considere la posibilidad de invitar a un cliente para que relate cómo la empresa le ayudó, o solicitarle a algún empleado que hable acerca de su departamento o función.

5.- Reunión semanal o quincenal

Si su empresa es pequeña, reúna a todos los empleados. Si es grande, reúna solamente a los gerentes. Hágala con regularidad, aún cuando no haya temas específicos pendientes por tratar – de esta forma, elimina la mala costumbre de reunirse sólo cuando hay problemas.

Utilice estas reuniones para intercambiar ideas, hacer y contestar preguntas, y para que cada participante explique en breves palabras que está haciendo esa semana.

6.- Reuniones uno a uno

Exija a los supervisores a que se reúnan al menos una vez al mes cara a cara con cada uno de los que le reportan directamente.

Estas reuniones deben servir como conversaciones interinas entre las evaluaciones formales de desempeño que realiza una vez al año. En ellas, el supervisor debe revisar la situación laboral general del empleado, hacer y solicitar feedback, planificar la carrera del empleado, etc.

7.- Feedback

Estimule a los empleados y gerentes a criticar en forma constructiva. Una vez creados los mecanismos para generar y distribuir las críticas, asegúrese que son tomadas en cuenta y que los problemas son corregidos o mejorados.

8.- Distintos medios de comunicar

No todos los asuntos deben ser tratados en forma de reuniones. Evalúe la utilización de correo electrónico, memos, audio o video conferencia, boletines, carteleras, páginas web, etc. como mecanismos de comunicación alternos.